Quản lý doanh thu hiệu quả bắt đầu từ bốn câu hỏi. Doanh nghiệp bán được bao nhiêu? Còn lại bao nhiêu lãi gộp? Bao lâu thu được tiền? Kỳ tới có khả năng đạt kế hoạch không? Một tháng có thể vượt chỉ tiêu bán hàng nhưng biên gộp giảm vì chiết khấu sâu. Nếu khách mua trả chậm, công nợ cũng có thể tăng cùng lúc.
Qua hơn 20 năm làm việc và đào tạo về kế toán, kiểm toán và tài chính, tôi thường bắt đầu quản lý doanh thu bằng việc đối chiếu ba mốc: ngày khách đặt hàng, ngày ghi nhận doanh thu và ngày thu tiền. Tách ba mốc này giúp kế toán, kinh doanh và tài chính giải thích vì sao báo cáo của mỗi bộ phận có thể ra số khác nhau.
Chín chỉ số quản lý doanh thu dưới đây có công thức, ví dụ và cách xử lý khi số liệu biến động. Các con số đều là giả định. Bạn có thể dùng chúng để lập bảng quản lý doanh thu trên Excel, rồi thay bằng dữ liệu thực tế của doanh nghiệp.
1. Quản lý doanh thu thuần sau các khoản giảm trừ
Cách tính: Doanh thu thuần = Doanh thu trước giảm trừ − Các khoản giảm trừ tương ứng. Khi quản lý doanh thu, cần thống nhất cách lấy số chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng trả lại. Nếu hệ thống bán hàng đã ghi giá sau chiết khấu, kiểm tra số đã trừ trước khi đưa dữ liệu vào công thức.
Ví dụ, doanh thu trước giảm trừ là 1,2 tỷ đồng. Chiết khấu thương mại là 70 triệu đồng và hàng trả lại là 30 triệu đồng. Doanh thu thuần còn 1,1 tỷ đồng. Bảng quản lý doanh thu nên đưa từng khoản giảm trừ về đúng kênh hoặc nhóm sản phẩm phát sinh.
Khi quản lý doanh thu cuối tháng, đối chiếu phiếu trả hàng với đơn gốc, ngày nhận lại hàng và dữ liệu trên sổ. Nếu hai hệ thống ghi khác kỳ, xác minh giao dịch trước khi chốt số. Nên giữ cả giá trị trước giảm trừ và sau giảm trừ để giải thích được mức chênh lệch.
Một câu hỏi quản lý doanh thu có thể dùng ngay trong cuộc họp là kênh nào có doanh thu trước giảm trừ tăng nhanh nhất nhưng doanh thu thuần tăng chậm. Nếu có chênh lệch lớn, kiểm tra trước các chương trình khuyến mãi và nhóm đơn trả hàng của kênh đó.
2. Quản lý doanh thu qua tốc độ tăng trưởng
Cách tính: Tăng trưởng = (Doanh thu thuần kỳ này − Doanh thu thuần kỳ so sánh) ÷ Doanh thu thuần kỳ so sánh × 100%. Khi quản lý doanh thu, dùng mốc tháng trước để đọc biến động gần nhất và mốc cùng kỳ để xem xu hướng trong điều kiện mùa vụ tương tự.
Ví dụ, doanh thu kỳ này là 1,1 tỷ đồng, cùng kỳ là 1 tỷ đồng. Mức tăng là 10%, tương đương 100 triệu đồng. Để quản lý doanh thu theo nhóm hàng, kiểm tra phần tăng đến từ số lượng, giá bán hay việc khách mua nhiều hơn ở dòng sản phẩm có giá cao.
Nếu doanh thu kỳ gốc bằng 0, trình bày mức tăng tuyệt đối và ghi lý do thiếu cơ sở tính tỷ lệ. Trường hợp quản lý doanh thu tại điểm bán mới, ghi thêm ngày khai trương và số ngày hoạt động để người đọc có căn cứ khi so với cửa hàng đã vận hành đủ kỳ.
Trong bảng quản lý doanh thu, ghi chú sự kiện có ảnh hưởng lớn như thay đổi giá, mở kênh hoặc kết thúc chương trình ưu đãi. Khi đọc lại sau vài tháng, người quản lý có thể nhận ra phần tăng nào đến từ hoạt động thường xuyên và phần nào gắn với một sự kiện riêng.
3. Quản lý doanh thu theo tỷ lệ hoàn thành kế hoạch
Cách tính: Tỷ lệ hoàn thành = Doanh thu thực tế ÷ Doanh thu kế hoạch × 100%. Trong quản lý doanh thu, đặt tỷ lệ này cạnh số tiền còn thiếu hoặc vượt kế hoạch để dễ phân công xử lý.
Ví dụ, kế hoạch tháng là 1,25 tỷ đồng và doanh thu thực tế là 1,1 tỷ đồng. Kết quả đạt 88%, thấp hơn kế hoạch 150 triệu đồng. Khi quản lý doanh thu theo tuần, có thể tách phần thiếu theo số đơn mới, giá trị đơn và hợp đồng đã ký nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận.
Nếu 100 triệu đồng đến từ một hợp đồng nghiệm thu trễ, người phụ trách cần xác nhận phần việc còn thiếu và ngày nghiệm thu mới. Nếu 50 triệu đồng còn lại do số đơn mới giảm, nhóm quản lý doanh thu có thể xem lại lượng khách tiềm năng và tỷ lệ chốt đơn.
Khi quản lý doanh thu qua nhiều kỳ, lưu bản kế hoạch đã duyệt và ghi thời điểm cập nhật dự báo. Ví dụ, nếu dự báo mới giảm từ 1,25 tỷ xuống 1,15 tỷ đồng, vẫn giữ cả hai số trên báo cáo. Như vậy, cuộc họp có thể đánh giá kết quả theo kế hoạch gốc và bàn riêng về dự báo mới.
4. Quản lý doanh thu gắn với biên lợi nhuận gộp
Cách tính: Biên lợi nhuận gộp = (Doanh thu thuần − Giá vốn) ÷ Doanh thu thuần × 100%. Trong quản lý doanh thu, biên gộp cho biết phần doanh thu còn lại sau giá vốn. Với doanh thu thuần 1,1 tỷ đồng và giá vốn 770 triệu đồng, lợi nhuận gộp là 330 triệu đồng, tương đương 30%.
Khi quản lý doanh thu theo sản phẩm, đặt doanh thu thuần, giá vốn và lãi gộp trên cùng một dòng. Nếu sản phẩm bán chạy kéo biên chung xuống, kiểm tra giá nhập, chiết khấu và tỷ trọng sản lượng trước khi đề xuất điều chỉnh giá.
Khi quản lý doanh thu đa kênh, thống nhất cách phân loại giá vốn. Nếu cần theo dõi thêm phí sàn, vận chuyển hoặc quảng cáo trực tiếp, lập một chỉ số riêng và ghi công thức. Nhờ vậy, người đọc hiểu vì sao một kênh có biên gộp cao nhưng phần còn lại sau chi phí bán hàng thấp.
Trong một đợt khuyến mãi, nhóm quản lý doanh thu nên so lãi gộp trên mỗi đơn và tổng lãi gộp trước, trong chương trình. Ví dụ, nếu lãi gộp mỗi đơn giảm 10.000 đồng, kiểm tra lượng đơn tăng thêm có đủ bù phần giảm trên mỗi đơn hay chưa.
5. Quản lý doanh thu qua tỷ lệ giảm trừ
Cách tính: Tỷ lệ giảm trừ = Tổng khoản giảm trừ ÷ Doanh thu trước giảm trừ × 100%. Với 100 triệu đồng giảm trừ trên 1,2 tỷ đồng doanh thu trước giảm trừ, tỷ lệ khoảng 8,33%. Bảng quản lý doanh thu cần có thêm số tiền của từng nhóm giảm trừ để truy nguyên nhân.
Khi quản lý doanh thu theo kênh, tách chiết khấu thương mại khỏi hàng trả lại. Chiết khấu tăng có thể do một chương trình đã được duyệt. Hàng trả lại tăng có thể do giao sai, lỗi sản phẩm hoặc mô tả chưa rõ. Mỗi nguyên nhân cần được chuyển cho đúng bộ phận.
Để quản lý doanh thu theo từng đơn, lưu mã đơn gốc, ngày phát sinh, lý do điều chỉnh và người duyệt nếu quy trình có yêu cầu. Với khoản thưởng doanh số theo quý, kế toán cần có điều khoản hợp đồng và dữ liệu mua hàng tích lũy để đánh giá ảnh hưởng.
Một cách quản lý doanh thu trong giai đoạn khuyến mãi là xem tỷ lệ giảm trừ trước, trong và sau chương trình. Nếu tỷ lệ vẫn cao sau khi chương trình kết thúc, kiểm tra các khoản trả hàng đến muộn hoặc đơn được áp dụng ưu đãi sai điều kiện.
6. Quản lý doanh thu theo khách hàng và kênh bán
Cách tính: Tỷ trọng = Doanh thu thuần của nhóm đang xem ÷ Tổng doanh thu thuần × 100%. Nếu ba khách hàng lớn đóng góp 550 triệu đồng trên tổng 1,1 tỷ đồng, tỷ trọng là 50%. Trong quản lý doanh thu, số liệu này giúp xác định nhóm cần theo dõi sát khi lập kế hoạch gia hạn.
Khi quản lý doanh thu theo khách hàng, đọc tỷ trọng cùng biên gộp, lịch thanh toán và thời điểm gia hạn hợp đồng. Nếu một khách lớn dự kiến giảm đơn, ước tính số doanh thu và lãi gộp bị ảnh hưởng rồi đối chiếu với khả năng bù từ khách khác.
Để quản lý doanh thu qua nhiều điểm tiếp xúc, chọn một quy tắc cộng tổng. Ví dụ, khách biết đến sản phẩm qua website nhưng đặt hàng qua đội kinh doanh. Có thể lưu cả nguồn tiếp cận và kênh chốt đơn, rồi chọn một trường để tính doanh thu theo kênh.
Khi mở thêm phân khúc trong bảng quản lý doanh thu, xác định ai sẽ dùng số liệu và dùng để quyết định việc gì. Nhóm bán hàng có thể cần danh sách khách sắp gia hạn. Kế toán công nợ cần nhóm khách có số dư đến hạn. Hai bảng có thể lấy chung dữ liệu gốc và dùng bộ lọc khác nhau.
7. Quản lý doanh thu cùng số ngày thu tiền và tuổi nợ
Cách tính tham khảo: Số ngày thu tiền bình quân (DSO) = Công nợ phải thu thương mại bình quân ÷ Doanh thu bán chịu thuần × Số ngày trong kỳ. Khi quản lý doanh thu, giữ tử số và mẫu số cùng phạm vi. Nếu dùng tổng doanh thu làm số thay thế, ghi rõ cách tính trên báo cáo.
Ví dụ, công nợ bình quân là 600 triệu đồng. Doanh thu bán chịu thuần trong 30 ngày là 900 triệu đồng. DSO ước tính là 20 ngày. Nhóm quản lý doanh thu có thể so kết quả với điều khoản thanh toán và các kỳ trước để nhận ra thay đổi.
Trong quản lý doanh thu gắn với dòng tiền, đặt DSO cạnh bảng tuổi nợ. Chia số dư thành chưa đến hạn và các nhóm quá hạn theo ngày. Một khoản nợ lớn quá hạn lâu có thể cần xử lý riêng dù DSO chung ít thay đổi.
Khi họp quản lý doanh thu hằng tuần, xác định người theo dõi từng khoản quá hạn đáng kể. Nếu khách chưa thanh toán do thiếu biên bản nghiệm thu, giao việc bổ sung hồ sơ và chốt ngày gửi. Nếu có tranh chấp hóa đơn, xác nhận nội dung cần sửa trước khi cập nhật ngày dự kiến thu tiền.
8. Quản lý doanh thu dự báo từ cơ hội bán hàng
Cách tính minh họa: Giá trị dự báo có trọng số = Tổng giá trị từng cơ hội nhân với xác suất chốt tương ứng. Hai cơ hội trị giá 200 triệu và 300 triệu đồng, với xác suất 70% và 40%, cho giá trị dự báo 260 triệu đồng. Số này hỗ trợ quản lý doanh thu khi đánh giá khả năng đạt kế hoạch.
Một bảng quản lý doanh thu dự báo nên có giai đoạn bán hàng, xác suất chốt, tháng dự kiến ký và thời điểm giao hoặc nghiệm thu. Nếu hợp đồng dự kiến ký tháng này và bàn giao tháng sau, ghi riêng hai mốc để cập nhật đúng dự báo theo tháng.
Khi quản lý doanh thu bằng dữ liệu cơ hội bán hàng, rà lại xác suất theo tỷ lệ chốt thực tế của từng giai đoạn. Ví dụ, cơ hội đã gửi báo giá nhưng chưa có lịch phản hồi cần được cập nhật trạng thái trước kỳ họp. Việc này giúp số dự báo phản ánh dữ liệu mới hơn.
Để quản lý doanh thu sát năng lực thực hiện, kiểm tra tồn kho, nhân lực và lịch giao trước khi đưa một hợp đồng vào dự báo kỳ tới. Giá trị dự báo phục vụ điều hành. Kỳ ghi nhận doanh thu được xác định theo tiến độ thực hiện hợp đồng và chuẩn mực áp dụng.
9. Quản lý doanh thu bằng cách đo sai số dự báo
Cách tính: Sai số tuyệt đối theo tỷ lệ = |Doanh thu dự báo − Doanh thu thực tế| ÷ Doanh thu thực tế × 100%, khi doanh thu thực tế dương. Nếu dự báo 1,2 tỷ đồng và thực tế 1,1 tỷ đồng, sai số khoảng 9,09%. Khi quản lý doanh thu, ghi thêm chiều chênh lệch để biết dự báo cao hay thấp hơn thực tế.
Trong bảng quản lý doanh thu, lưu bản dự báo tại một ngày cố định mỗi kỳ. Bản đầu tháng có thể dùng để đánh giá chất lượng dự báo. Các bản cập nhật trong tháng phục vụ việc điều phối giao hàng, nhân lực và dòng tiền.
Khi quản lý doanh thu theo nhiều nguyên nhân, tách sai số do thay đổi số lượng, giá, thời điểm giao hàng hoặc điều chỉnh hợp đồng. Nếu một kênh thường dự báo cao, kiểm tra dữ liệu và giả định của kênh đó trước khi sửa cách dự báo toàn doanh nghiệp.
Một ví dụ quản lý doanh thu là hợp đồng thường nghiệm thu muộn hơn kế hoạch hai tuần. Bộ phận phụ trách có thể bổ sung ngày nghiệm thu đã xác nhận vào bảng. Kỳ tiếp theo, đối chiếu ngày dự kiến với ngày thực tế để xem nguyên nhân chậm đã được xử lý đến đâu.
Cách lập bảng quản lý doanh thu cho cuộc họp tháng
Chọn dữ liệu cho bảng quản lý doanh thu
Một bảng quản lý doanh thu có thể bắt đầu bằng các cột thực tế, kế hoạch, kỳ so sánh, chênh lệch và người xử lý. Kế toán cung cấp doanh thu và giá vốn. Kinh doanh cập nhật cơ hội bán hàng. Nhóm công nợ xác nhận số đã thu và số đến hạn. Ghi ngày lấy dữ liệu để các bộ phận dùng cùng một phiên bản.
| Câu hỏi trong cuộc họp | Chỉ số cần xem | Nguồn đối chiếu |
|---|---|---|
| Bán được bao nhiêu và đạt kế hoạch chưa? | Doanh thu thuần, tăng trưởng, tỷ lệ hoàn thành | Sổ doanh thu và kế hoạch đã duyệt |
| Tăng doanh thu có giữ được lãi gộp? | Biên gộp, tỷ lệ giảm trừ | Giá vốn, chiết khấu, hàng trả lại |
| Phụ thuộc vào ai và bao lâu thu được tiền? | Tỷ trọng khách hàng hoặc kênh, DSO và tuổi nợ | Dữ liệu khách hàng, sổ phải thu |
| Kỳ sau có khả năng đạt bao nhiêu? | Dự báo có trọng số, sai số dự báo | Danh sách cơ hội và các bản dự báo đã lưu |
Xử lý chênh lệch trong bảng quản lý doanh thu
Khi quản lý doanh thu từ nhiều hệ thống, dùng mã đơn hoặc mã hợp đồng để nối dữ liệu. Chọn một giao dịch có chênh lệch và lần theo từ đơn hàng, giao nhận, hóa đơn đến sổ kế toán. Nếu giao dịch xuất hiện hai lần, kiểm tra bản ghi gốc trước khi loại dòng trùng.
Cuộc họp quản lý doanh thu nên kết thúc bằng ba thông tin có thể kiểm tra lại: chênh lệch cần xử lý, người chịu trách nhiệm và thời hạn. Ví dụ, nếu tỷ lệ giảm trừ tăng cùng lúc biên gộp giảm, nhóm phụ trách kiểm tra chính sách ưu đãi và cơ cấu hàng bán trước cuộc họp tiếp theo.
Quản lý doanh thu và ghi nhận theo IFRS 15
Khi lập Báo cáo Tài chính theo IFRS, kế toán đánh giá thời điểm hoàn thành nghĩa vụ thực hiện. Theo IFRS 15, doanh thu được ghi nhận khi hoặc trong quá trình doanh nghiệp chuyển quyền kiểm soát hàng hóa hoặc dịch vụ đã cam kết cho khách hàng. Trong quản lý doanh thu, tiền thu trước cần được đối chiếu với nghĩa vụ còn lại theo hợp đồng. Xem IFRS 15 tại IFRS Foundation.
Ví dụ quản lý doanh thu với hợp đồng trả trước
Giả sử khách trả trước 120 triệu đồng cho 12 tháng dịch vụ. Hợp đồng có một nghĩa vụ cung cấp dịch vụ được thực hiện đều theo thời gian. Theo giả định này, doanh thu mỗi tháng là 10 triệu đồng. Cuối tháng đầu, doanh nghiệp đã thu 120 triệu đồng, ghi nhận 10 triệu đồng doanh thu và còn 110 triệu đồng nợ phải trả theo hợp đồng.
Bảng quản lý doanh thu của hợp đồng nên hiển thị giá trị đã ký, số tiền đã thu, số đã ghi nhận và nghĩa vụ còn lại. Kinh doanh có thể tra giá trị hợp đồng. Tài chính có dữ liệu dự báo dòng tiền. Kế toán có thể giải thích vì sao doanh thu tháng đầu là 10 triệu đồng.
Khi chuyển đổi VAS sang IFRS, bổ sung nghĩa vụ thực hiện, giá giao dịch, cơ sở phân bổ và tiến độ vào bảng quản lý doanh thu. Với hợp đồng bán thiết bị kèm bảo trì, kiểm tra từng cam kết có phải nghĩa vụ riêng và giá giao dịch được phân bổ thế nào. Lưu điều khoản và dữ liệu hỗ trợ để người soát xét truy lại cách tính.
Học IFRS để vận dụng vào quản lý doanh thu
Khóa học IFRS – CertIFR tại PT Academy giới thiệu Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế, trong đó có IFRS 15 về doanh thu từ hợp đồng với khách hàng. Khóa đào tạo IFRS tại PT Academy kết hợp giải thích chuẩn mực, phân tích tình huống, bài tập ứng dụng và chuẩn bị cho kỳ đánh giá của ACCA.
Nếu đang học IFRS từ công việc kế toán tổng hợp, bạn có thể lấy một hợp đồng đã ẩn thông tin khách hàng để luyện quản lý doanh thu. Đọc điều khoản giao hàng, xác định khoản chiết khấu và giải thích kỳ ghi nhận. Cách học IFRS thực hành này giúp bạn đối chiếu chuẩn mực với một giao dịch quen thuộc.
Người tìm nội dung IFRS cho Kế toán trưởng có thể xem phần ghi nhận, trình bày và soát xét số liệu. CFO, Finance Manager và nhân sự FDI quan tâm IFRS cho doanh nghiệp có thể liên hệ bài học với yêu cầu của công ty mẹ. Nếu đang chọn khóa học IFRS thực chiến, đối chiếu đề cương với tình huống quản lý doanh thu bạn thường gặp, chẳng hạn hợp đồng có nhiều nghĩa vụ hoặc doanh thu ghi nhận theo tiến độ.
Trong các lựa chọn chứng chỉ IFRS, chứng chỉ CertIFR do ACCA cấp khi người học đạt yêu cầu đánh giá. Khóa học CertIFR tại PT Academy hỗ trợ xây dựng kiến thức chuẩn mực và chuẩn bị cho kỳ đánh giá. Người phụ trách quản lý doanh thu có thể xem đề cương và đăng ký tư vấn đào tạo IFRS tại Khóa học IFRS – CertIFR của PT Academy.
Kết luận
Nếu kỳ họp tới chỉ có thời gian xem một trang, bạn có thể bắt đầu quản lý doanh thu bằng doanh thu thuần, biên gộp, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch và công nợ quá hạn. Với mỗi chênh lệch đáng kể, ghi một nguyên nhân có thể kiểm chứng, một người phụ trách và một ngày rà lại.
Khi quản lý doanh thu mở rộng sang báo cáo tập đoàn, chọn một hợp đồng và đối chiếu bốn mốc: ngày ký, ngày giao hoặc nghiệm thu, kỳ ghi nhận doanh thu và ngày thu tiền. Bảng quản lý doanh thu của chính hợp đồng đó là dữ liệu để thực hành IFRS 15 và trao đổi khi xem đề cương CertIFR.
PRACTICAL TRANSFORMATION ACADEMY
Kiến Tạo Hiện Tại – Mở Lối Tương Lai
Địa chỉ: 244 Cống Quỳnh, Phường Bến Thành, TP.HCM
Hotline: 0907 190 426
Website: https://ptacademy.edu.vn/
Facebook: https://www.facebook.com/ptacademy.edu/
