Cách Tra Cứu Thuế Và Hóa Đơn Chính Xác Cho Doanh Nghiệp

 

Thuế và hóa đơn luôn là hai nội dung trọng yếu trong công tác kế toán – tài chính của doanh nghiệp. Trong bối cảnh dữ liệu thuế và hóa đơn ngày càng được số hóa, liên thông và kiểm soát chặt chẽ, việc kiểm tra hóa đơn đầu vào không còn đơn giản là xem tên doanh nghiệp, mã số thuế và số tiền trên hóa đơn.

Người làm kế toán cần kiểm soát toàn bộ chuỗi giao dịch:

Đối tác → hợp đồng → giao dịch thực tế → hóa đơn → giao nhận → thanh toán → hạch toán → kê khai thuế → lưu hồ sơ.

Nếu một mắt xích có dấu hiệu bất thường, doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi thực hiện khấu trừ thuế GTGT hoặc xử lý chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Đây chính là nguyên tắc quan trọng trong quản trị thuế và hóa đơn hiện nay.

Đặc biệt, trong năm 2026, người làm kế toán cần cập nhật nhiều quy định mới liên quan đến thuế và hóa đơn, trong đó đáng chú ý có:

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, có hiệu lực từ 01/06/2025.
• Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 94/2026/TT-BTC về quản lý tuân thủ và quản lý rủi ro trong quản lý thuế, có hiệu lực từ 01/07/2026 và thay thế Thông tư 31/2021/TT-BTC.
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế GTGT và các quy định sửa đổi, bổ sung liên quan.

Vì vậy, việc sử dụng tài liệu cũ mà không kiểm tra hiệu lực văn bản có thể khiến người phụ trách thuế và hóa đơn áp dụng sai quy định.

Vì Sao Doanh Nghiệp Cần Kiểm Tra Thuế Và Hóa Đơn?

Kiểm soát thuế và hóa đơn là một phần quan trọng trong quy trình quản trị rủi ro của doanh nghiệp. Hóa đơn là một bộ phận của hồ sơ giao dịch nhưng không phải yếu tố duy nhất chứng minh bản chất kinh tế của nghiệp vụ.

Ví dụ, doanh nghiệp nhận một hóa đơn mua hàng trị giá 500 triệu đồng.

Trên hóa đơn:

• Tên doanh nghiệp đúng
• Mã số thuế đúng
• Số tiền đúng
• Thuế suất đúng

Nhưng khi kiểm tra hồ sơ lại không có:

• Hợp đồng
• Phiếu nhập kho
• Biên bản giao nhận
• Chứng từ vận chuyển
• Chứng từ thanh toán phù hợp
• Tài liệu chứng minh hàng hóa thực tế

Trong trường hợp này, chỉ nhìn vào hóa đơn là chưa đủ để kết luận toàn bộ giao dịch đã đáp ứng các điều kiện pháp lý liên quan.

Người làm thuế và hóa đơn vì vậy cần kiểm tra cả:

Hình thức chứng từ + bản chất giao dịch + điều kiện thuế + hồ sơ chứng minh.

Rủi Ro Thuế Và Hóa Đơn Là Gì?

Rủi ro về thuế và hóa đơn có thể phát sinh khi người nộp thuế không tuân thủ hoặc có dấu hiệu không tuân thủ các quy định pháp luật có liên quan.

Từ ngày 01/07/2026, nội dung quản lý tuân thủ và quản lý rủi ro trong quản lý thuế được thực hiện theo Thông tư 94/2026/TT-BTC, thay thế Thông tư 31/2021/TT-BTC.

Đây là điểm người làm kế toán đặc biệt cần cập nhật khi nghiên cứu thuế và hóa đơn năm 2026.

Việc quản lý rủi ro được cơ quan thuế sử dụng nhằm hỗ trợ phân loại, đánh giá và lựa chọn biện pháp quản lý phù hợp đối với người nộp thuế.

Do đó, doanh nghiệp cũng nên chủ động xây dựng hệ thống kiểm soát thuế và hóa đơn của riêng mình thay vì chờ đến khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình mới bắt đầu rà soát hồ sơ.

Doanh Nghiệp Rủi Ro Không Đồng Nghĩa Mọi Hóa Đơn Đều Không Hợp Lệ

Đây là nguyên tắc rất quan trọng khi kiểm soát thuế và hóa đơn.

Khi phát hiện đối tác có dấu hiệu rủi ro, kế toán không nên tự động suy luận:

“Đối tác rủi ro = tất cả hóa đơn đều bị loại.”

Việc xử lý một hóa đơn cần căn cứ vào quy định pháp luật áp dụng cho trường hợp cụ thể, tình trạng hóa đơn, giao dịch thực tế và hồ sơ chứng minh.

Ngược lại, việc một doanh nghiệp chưa xuất hiện dấu hiệu bất thường trên hệ thống cũng không đồng nghĩa mọi hóa đơn của doanh nghiệp đó chắc chắn đáp ứng đầy đủ điều kiện về thuế.

Do đó, quy trình kiểm soát thuế và hóa đơn an toàn hơn là:

Tra cứu đối tác → kiểm tra hóa đơn → kiểm tra giao dịch → kiểm tra thanh toán → lưu hồ sơ.

9 Cách Kiểm Tra Thuế Và Hóa Đơn Giúp Hạn Chế Rủi Ro

1. Tra Cứu Tình Trạng Mã Số Thuế Của Đối Tác

Bước đầu tiên trong kiểm soát thuế và hóa đơn là xác minh đối tác trước khi phát sinh giao dịch lớn hoặc dài hạn.

Các thông tin cơ bản cần kiểm tra gồm:

• Mã số thuế
• Tên doanh nghiệp
• Địa chỉ
• Tình trạng hoạt động
• Thông tin đăng ký có liên quan

Đặc biệt cần chú ý những trường hợp người nộp thuế có tình trạng hoạt động bất thường hoặc thông tin cần xác minh thêm.

Việc này nên được thực hiện trước khi giao dịch, không phải chờ đến khi nhận hóa đơn mới bắt đầu kiểm tra.

2. Kiểm Tra Thông Tin Hóa Đơn Điện Tử

Sau khi nhận hóa đơn, người phụ trách thuế và hóa đơn cần kiểm tra thông tin hóa đơn điện tử thông qua hệ thống tra cứu phù hợp của cơ quan thuế.

Có thể kiểm tra:

• Mã số thuế người bán
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn
• Ngày lập
• Nội dung hàng hóa, dịch vụ
• Giá trị
• Thuế suất
• Tiền thuế
• Trạng thái liên quan

Không nên chỉ nhận file PDF từ nhà cung cấp rồi đưa ngay vào hồ sơ kế toán.

Kế toán cần quan tâm đến cả thông tin, dữ liệu và trạng thái của hóa đơn.

3. Đối Chiếu Hóa Đơn Với Hợp Đồng

Một nguyên tắc quan trọng khi kiểm soát thuế và hóa đơn là:

Hợp đồng ↔ hóa đơn ↔ giao dịch thực tế phải có sự liên kết.

Ví dụ:

Hợp đồng mua 1.000 sản phẩm với đơn giá 200.000 đồng/sản phẩm.

Hóa đơn lại ghi 1.000 sản phẩm với đơn giá 250.000 đồng.

Kế toán cần xác minh:

• Có phụ lục điều chỉnh giá không?
• Có thay đổi phạm vi giao dịch không?
• Có chi phí bổ sung không?
• Hóa đơn có được lập phù hợp với giao dịch thực tế không?

Không nên hạch toán ngay chỉ vì hóa đơn đã được gửi đến.

4. Đối Chiếu Hóa Đơn Với Giao Nhận Hàng Hóa, Dịch Vụ

Đây là một trong những bước quan trọng nhất khi kiểm soát thuế và hóa đơn.

Đối với hàng hóa, hồ sơ tùy giao dịch có thể bao gồm:

• Phiếu nhập kho
• Phiếu xuất kho
• Biên bản giao nhận
• Biên bản nghiệm thu
• Vận đơn
• Chứng từ vận chuyển
• Hồ sơ kho
• Tài liệu xác nhận giao hàng

Đối với dịch vụ có thể cần:

• Hợp đồng
• Biên bản nghiệm thu
• Báo cáo công việc
• Tài liệu bàn giao
• Email xác nhận
• Hồ sơ thể hiện kết quả dịch vụ

Mục tiêu là có cơ sở chứng minh:

Giao dịch có thực – hàng hóa/dịch vụ có thực – hồ sơ có sự liên kết.

5. Kiểm Tra Chứng Từ Thanh Toán Khi Xử Lý Thuế Và Hóa Đơn

Đây là nội dung người làm thuế và hóa đơn năm 2026 cần đặc biệt lưu ý.

Theo quy định hiện hành về thuế GTGT, điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa quan trọng đối với việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong các trường hợp thuộc diện áp dụng.

Người làm kế toán không nên chỉ kiểm tra:

“Có hóa đơn chưa?”

Mà cần tiếp tục kiểm tra:

“Thanh toán thế nào?”

“Người thanh toán là ai?”

“Tài khoản nào chuyển?”

“Nội dung chuyển tiền có phù hợp không?”

“Giao dịch có thuộc trường hợp phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt hay không?”

Theo quy định hiện hành, mốc từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, là một nội dung cần lưu ý khi xem xét điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Do đó, các checklist thuế và hóa đơn cũ vẫn sử dụng mốc 20 triệu đồng cần được rà soát và cập nhật.

6. Kiểm Tra Tính Hợp Lý Của Nhà Cung Cấp

Quản trị thuế và hóa đơn không nên chỉ bắt đầu từ hóa đơn.

Kế toán cần xem xét cả nhà cung cấp.

Ví dụ, doanh nghiệp mua thiết bị công nghiệp trị giá 3 tỷ đồng từ một nhà cung cấp mới.

Khi kiểm tra lại:

• Doanh nghiệp mới thành lập
• Quy mô hoạt động có dấu hiệu chưa tương xứng với giao dịch
• Thông tin hoạt động hạn chế
• Địa chỉ hoặc thông tin liên hệ khó xác minh

Các yếu tố này không tự động chứng minh giao dịch sai phạm.

Nhưng đây là tín hiệu để doanh nghiệp kiểm tra sâu hơn.

Có thể yêu cầu:

• Hồ sơ doanh nghiệp
• Báo giá
• Hồ sơ năng lực
• Hồ sơ giao nhận
• Tài liệu chứng minh nguồn hàng
• Các tài liệu phù hợp khác

Nguyên tắc quản trị thuế và hóa đơn nên là:

Giá trị giao dịch càng lớn → mức độ kiểm soát càng cao.

7. Kiểm Tra Sự Phù Hợp Giữa Hóa Đơn Và Hoạt Động Kinh Doanh

Một câu hỏi rất hữu ích khi kiểm tra thuế và hóa đơn:

“Giao dịch này có hợp lý với hoạt động thực tế của các bên hay không?”

Ví dụ, một nhà cung cấp trước đây chủ yếu cung cấp dịch vụ nhưng bất ngờ phát sinh hóa đơn giá trị rất lớn cho một nhóm hàng hóa khác.

Điều này không đồng nghĩa hóa đơn sai.

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở rộng hoạt động hoặc phát sinh giao dịch hợp pháp.

Tuy nhiên, kế toán nên kiểm tra hồ sơ kỹ hơn thay vì bỏ qua dấu hiệu bất thường.

8. Kiểm Tra Thời Điểm Lập Hóa Đơn

Kiểm soát thời điểm lập hóa đơn là một nội dung quan trọng trong quản lý thuế và hóa đơn.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi nhiều quy định về thời điểm lập hóa đơn.

Đối với bán hàng hóa, về nguyên tắc, thời điểm lập hóa đơn gắn với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa, trừ các trường hợp có quy định riêng.

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc gắn với thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ cần xem xét quy định cụ thể và các trường hợp ngoại lệ.

Vì vậy, người phụ trách thuế và hóa đơn cần đối chiếu:

Ngày giao hàng → ngày nghiệm thu → ngày lập hóa đơn → ngày thanh toán.

Nếu các mốc có chênh lệch bất thường, cần xác định nguyên nhân.

9. Lưu Hồ Sơ Kiểm Tra Thuế Và Hóa Đơn

Nhiều doanh nghiệp thực hiện tra cứu nhưng không lưu bằng chứng.

Đến vài năm sau, khi cần giải trình, kế toán không còn tài liệu chứng minh quá trình kiểm tra đối tác và giao dịch.

Do đó, với các giao dịch quan trọng, hồ sơ thuế và hóa đơn nên bao gồm phù hợp:

• Kết quả tra cứu thông tin người nộp thuế
• Hợp đồng
• Báo giá
• Đơn đặt hàng
• Hóa đơn
• Biên bản giao nhận
• Phiếu nhập kho
• Hồ sơ nghiệm thu
• Chứng từ thanh toán
• Email trao đổi
• Hồ sơ năng lực nhà cung cấp nếu cần
• Các tài liệu giải trình giao dịch

Việc lưu hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi cần kiểm tra hoặc giải trình.

Thông Tư 94/2026/TT-BTC Và Quản Lý Rủi Ro Thuế Và Hóa Đơn

Một cập nhật quan trọng đối với người làm thuế và hóa đơn là không tiếp tục sử dụng Thông tư 31/2021/TT-BTC như văn bản hiện hành về quản lý rủi ro thuế.

Từ ngày 01/07/2026, Thông tư 94/2026/TT-BTC có hiệu lực và thay thế Thông tư 31/2021/TT-BTC.

Thông tư mới quy định về:

Quản lý tuân thủ và quản lý rủi ro trong quản lý thuế.

Điều này phản ánh xu hướng quản lý thuế và hóa đơn ngày càng dựa trên:

• Dữ liệu
• Mức độ tuân thủ
• Dấu hiệu rủi ro
• Lịch sử của người nộp thuế
• Thông tin phục vụ công tác quản lý

Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống hồ sơ minh bạch ngay từ khi giao dịch phát sinh.

Thông Tư 32/2025/TT-BTC Và Rủi Ro Hóa Đơn Điện Tử

Bên cạnh quy định chung về quản lý rủi ro thuế, người phụ trách thuế và hóa đơn cần lưu ý Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Thông tư này hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ và có quy định liên quan đến tiêu chí xác định người nộp thuế rủi ro về thuế cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Đây là lý do khi nghiên cứu thuế và hóa đơn, kế toán không nên chỉ đọc một văn bản đơn lẻ.

Cần đặt quy định trong hệ thống:

Luật → Nghị định → Thông tư → hướng dẫn có thẩm quyền → hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.

Nghị Định 70/2025/NĐ-CP Và Những Thay Đổi Về Thuế Và Hóa Đơn

Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, sửa đổi, bổ sung nhiều nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Người làm thuế và hóa đơn năm 2026 cần quan tâm đến các nội dung như:

• Thời điểm lập hóa đơn
• Nội dung hóa đơn
• Hóa đơn điện tử
• Xử lý hóa đơn có sai sót
• Các trường hợp đặc thù
• Truyền dữ liệu hóa đơn

Do đó, những quy trình thuế và hóa đơn được doanh nghiệp xây dựng từ nhiều năm trước cần được rà soát để phù hợp với quy định hiện hành.

Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ Có Chắc Chắn Được Tính Chi Phí?

Không nên hiểu như vậy.

Đây là một nhầm lẫn thường gặp trong công việc thuế và hóa đơn.

Một hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu về hóa đơn là yếu tố quan trọng, nhưng việc xác định chi phí khi tính thuế TNDN còn phải xem xét các điều kiện theo pháp luật thuế TNDN hiện hành.

Doanh nghiệp cần xem xét:

Giao dịch có thực không?

Khoản chi có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh không?

Hồ sơ có đầy đủ không?

Điều kiện thanh toán có được đáp ứng không?

Có thuộc trường hợp không được trừ theo quy định hay không?

Vì vậy:

“Có hóa đơn = chắc chắn được tính chi phí”

là cách hiểu chưa đầy đủ.

Có Hóa Đơn Là Chắc Chắn Được Khấu Trừ Thuế GTGT Không?

Cũng không.

Đây là nguyên tắc người làm thuế và hóa đơn cần đặc biệt lưu ý.

Khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải đáp ứng các điều kiện theo Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực.

Ngoài hóa đơn, kế toán còn cần xem xét:

• Hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động nào
• Điều kiện chứng từ
• Điều kiện thanh toán
• Các trường hợp không được khấu trừ
• Phương pháp xác định phần thuế được khấu trừ khi có nhiều hoạt động khác nhau

Do đó, quy trình kiểm tra thuế và hóa đơn phải được thực hiện trước khi hoàn thành kê khai.

Dấu Hiệu Nào Khiến Kế Toán Nên Kiểm Tra Nhà Cung Cấp Kỹ Hơn?

Trong quá trình kiểm soát thuế và hóa đơn, một số dấu hiệu có thể khiến doanh nghiệp cần nâng mức kiểm tra:

• Đối tác mới thành lập nhưng giao dịch rất lớn
• Thông tin liên hệ không rõ ràng
• Địa chỉ khó xác minh
• Thay đổi thông tin doanh nghiệp liên tục
• Giá mua bất thường so với thị trường
• Yêu cầu thanh toán cho bên không liên quan mà không có căn cứ phù hợp
• Hồ sơ giao nhận thiếu
• Không cung cấp được tài liệu chứng minh giao dịch
• Nội dung hóa đơn khác đáng kể so với hợp đồng
• Thời điểm hóa đơn không phù hợp với quá trình giao dịch
• Hàng hóa giá trị lớn nhưng thiếu hồ sơ vận chuyển hoặc giao nhận phù hợp

Những dấu hiệu này không phải căn cứ tự động kết luận doanh nghiệp vi phạm.

Chúng nên được xem là tín hiệu để người làm thuế và hóa đơn thực hiện kiểm tra thêm.

Hậu Quả Khi Quản Lý Thuế Và Hóa Đơn Không Đúng Quy Định

Tùy bản chất và mức độ của từng trường hợp, doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro như:

• Điều chỉnh thuế GTGT đầu vào
• Điều chỉnh chi phí tính thuế TNDN
• Truy thu nghĩa vụ thuế
• Tiền chậm nộp
• Xử phạt vi phạm hành chính
• Giải trình với cơ quan thuế
• Kiểm tra hồ sơ liên quan
• Ảnh hưởng đến thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp

Đối với hành vi có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng, trách nhiệm pháp lý phải được xác định dựa trên hành vi, chứng cứ và quy định cụ thể.

Do đó, quản trị thuế và hóa đơn cần hướng tới phòng ngừa rủi ro từ đầu thay vì xử lý hậu quả.

Phát Hiện Nhà Cung Cấp Rủi Ro Sau Khi Đã Nhận Hóa Đơn Phải Làm Gì?

Đây là tình huống thường gặp trong quản lý thuế và hóa đơn.

Doanh nghiệp đã:

• Mua hàng
• Nhận hàng
• Nhận hóa đơn
• Thanh toán

Nhưng sau vài tháng mới phát hiện nhà cung cấp xuất hiện thông tin bất thường.

Không nên tự động xóa hóa đơn khỏi sổ.

Người phụ trách thuế và hóa đơn nên thực hiện:

Bước 1: Kiểm tra lại tình trạng nhà cung cấp.

Bước 2: Kiểm tra trạng thái hóa đơn.

Bước 3: Rà soát toàn bộ hồ sơ giao dịch.

Bước 4: Xác minh giao dịch thực tế.

Bước 5: Kiểm tra chứng từ thanh toán.

Bước 6: Lưu lại tài liệu chứng minh.

Bước 7: Xác định nghĩa vụ kê khai hoặc điều chỉnh nếu thuộc trường hợp phải xử lý.

Bước 8: Với trường hợp phức tạp hoặc giá trị lớn, cần đánh giá kỹ hồ sơ và quy định áp dụng trước khi điều chỉnh.

Không Nên Tự Động Loại Hóa Đơn Khi Hệ Thống Báo Bất Thường

Một nguyên tắc khác trong kiểm soát thuế và hóa đơn là không xử lý máy móc.

Nếu tra cứu thấy “hóa đơn không tồn tại” hoặc xuất hiện thông tin bất thường, trước tiên cần:

• Kiểm tra thông tin nhập
• Kiểm tra ký hiệu
• Kiểm tra số hóa đơn
• Kiểm tra mã số thuế
• Kiểm tra thời điểm tra cứu
• Liên hệ người bán
• Xác minh dữ liệu liên quan

Sau đó mới xác định phương án xử lý phù hợp với tình huống thực tế.

Quy Trình 7 Bước Kiểm Soát Thuế Và Hóa Đơn Đầu Vào

Doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình quản lý thuế và hóa đơn gồm:

Bước 1 – Kiểm tra nhà cung cấp

Xác minh thông tin pháp lý và tình trạng hoạt động.

Bước 2 – Phê duyệt giao dịch

Đánh giá báo giá, hợp đồng và điều kiện mua hàng.

Bước 3 – Xác nhận giao nhận

Lưu hồ sơ chứng minh hàng hóa, dịch vụ thực tế.

Bước 4 – Kiểm tra hóa đơn

Đối chiếu thông tin hóa đơn với giao dịch.

Bước 5 – Kiểm tra thanh toán

Đảm bảo hình thức và hồ sơ thanh toán đáp ứng yêu cầu áp dụng.

Bước 6 – Hạch toán và kê khai

Ghi nhận đúng kỳ, đúng bản chất và xử lý thuế phù hợp.

Bước 7 – Lưu hồ sơ

Lưu toàn bộ tài liệu theo từng giao dịch hoặc nhà cung cấp.

Quy trình này giúp biến việc kiểm soát thuế và hóa đơn từ phản ứng bị động thành quản trị chủ động.

Checklist 15 Điểm Kiểm Tra Thuế Và Hóa Đơn Trước Khi Hạch Toán

Trước khi xử lý một hóa đơn đầu vào quan trọng, kế toán nên kiểm tra:

• Mã số thuế người bán đúng chưa?
• Tình trạng người bán có bất thường không?
• Tên doanh nghiệp đúng chưa?
• Nội dung hóa đơn có khớp hợp đồng không?
• Số lượng có khớp không?
• Đơn giá có khớp không?
• Thuế suất đã được kiểm tra chưa?
• Ngày hóa đơn có phù hợp không?
• Có giao dịch thực tế không?
• Có hồ sơ giao nhận không?
• Có biên bản nghiệm thu nếu cần không?
• Có chứng từ thanh toán phù hợp không?
• Hình thức thanh toán có đáp ứng điều kiện thuế liên quan không?
• Hóa đơn đã được kiểm tra trên hệ thống chưa?
• Hồ sơ đã được lưu đầy đủ chưa?

Nếu một câu trả lời là “chưa”, người phụ trách thuế và hóa đơn nên kiểm tra thêm trước khi hoàn tất quy trình.

Kế Toán Cần Làm Gì Để Hạn Chế Rủi Ro Thuế Và Hóa Đơn?

Người làm kế toán nên xây dựng ba tầng kiểm soát thuế và hóa đơn.

Tầng 1 – Kiểm soát đối tác

Không đợi đến khi có hóa đơn mới tra cứu.

Tầng 2 – Kiểm soát giao dịch

Hợp đồng, hàng hóa, dịch vụ, giao nhận và thanh toán phải có sự liên kết.

Tầng 3 – Kiểm soát hóa đơn và thuế

Kiểm tra hóa đơn, hạch toán và kê khai phù hợp.

Khi ba tầng này được thực hiện đồng thời, doanh nghiệp sẽ hạn chế tình trạng đến cuối năm mới phát hiện hồ sơ đầu vào thiếu hoặc có vấn đề.

>>>>> Xem thêm: Cập Nhật Thuế Giúp Starup Tránh Rủi Ro Từ Những Thay Đổi Mới

Người Làm Thuế Và Hóa Đơn Không Nên Chỉ Biết Kê Khai

Một người làm thuế và hóa đơn tốt không chỉ biết:

“Chỉ tiêu này nhập vào đâu?”

Quan trọng hơn là phải hiểu:

Tại sao được kê khai?

Hóa đơn có phù hợp không?

Giao dịch có thực không?

Hồ sơ đã đủ chưa?

Điều kiện thanh toán đã đáp ứng chưa?

Nếu cơ quan thuế yêu cầu giải trình, doanh nghiệp có chứng minh được không?

Đây chính là sự khác biệt giữa biết kê khai thuế và biết quản trị rủi ro thuế và hóa đơn.

Quản Lý Thuế Và Hóa Đơn Hiệu Quả – Nền Tảng Cho Doanh Nghiệp Minh Bạch

Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng dựa trên dữ liệu điện tử, việc đảm bảo tuân thủ thuế và hóa đơn không nên chỉ được thực hiện khi đến kỳ kê khai hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Doanh nghiệp cần kiểm soát thuế và hóa đơn ngay từ đầu theo chuỗi:

Đối tác có thật → giao dịch có thật → hàng hóa/dịch vụ có thật → hóa đơn phù hợp → thanh toán phù hợp → hồ sơ đầy đủ → hạch toán đúng → kê khai đúng.

Đặc biệt, người làm thuế và hóa đơn năm 2026 cần cập nhật hệ thống quy định mới thay vì tiếp tục sử dụng tài liệu cũ. Trong đó, Thông tư 94/2026/TT-BTC đã thay thế Thông tư 31/2021/TT-BTC từ ngày 01/07/2026 trong lĩnh vực quản lý tuân thủ và quản lý rủi ro thuế.

Song song đó, quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP; Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thêm các nội dung liên quan đến hóa đơn, chứng từ; còn điều kiện khấu trừ thuế GTGT cần được xem xét theo hệ thống pháp luật thuế GTGT hiện hành.

Vì vậy, nguyên tắc an toàn nhất đối với thuế và hóa đơn không phải là:

“Có hóa đơn thì hạch toán.”

Mà phải là:

Kiểm tra đúng → giao dịch thật → chứng minh được → lưu hồ sơ đầy đủ → cập nhật quy định thường xuyên.

Khi xây dựng được quy trình quản lý thuế và hóa đơn chặt chẽ, doanh nghiệp không chỉ hạn chế rủi ro thuế mà còn nâng cao chất lượng hệ thống kế toán, khả năng giải trình và mức độ minh bạch trong hoạt động tài chính.

PRACTICAL TRANSFORMATION ACADEMY

🏨Địa chỉ: 244 Cống Quỳnh, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.HCM

☎️ Hotline: 0907190426

🌐Website: www.ptacademy.edu.vn

📮 Facebook: https://www.facebook.com/ptacademy.edu/